Réponse:
Pour procéder à un encaissement avec remises en banque différées, le principe est d'encaisser le dossier en 3 (ou plusieurs) fois.


A l'encaissement du dossier (dans la fenêtre "Encaissement"), indiquez le 1° paiement en remplaçant le montant proposé dans la case Chèque par le montant du 1° chèque. Cliquez sur le bouton OK puis confirmez le paiment différé.
Le dossier est donc enregistré et non soldé.


Procédez à un nouvel encaissement en choisissant le même client dans la fenêtre "Nouveau dossier client", et cliquez sur Oui lors de la proposition de réouverture du dossier.
Cliquez sur le bouton Encaisser, indiquez le montant du 2° chèque dans la case Chèque, cliquez sur OK puis confirmez le paiement différé.
Le dossier est toujours non soldé.

Procédez à un nouvel encaissement en choisissant le même client dans la fenêtre "Nouveau dossier client", et cliquez sur Oui lors de la proposition de réouverture du dossier.
Cliquez sur le bouton Encaisser, le montant du 3° chèque doit déjà être indiqué dans la case Chèque, cliquez sur OK.
Le dossier est maintenant soldé.

Dans la fenêtre "Remise en banque de chèques" les 3 chèques apparaîtront, et vous pourrez les cocher pour remise en banque aux dates convenues avec votre client.

Question:
Un client à choisi de prendre un abonnement à 200 €, me donne un acompte en espèces et souhaite compléter le règlement lors d'une prochaine visite.

Réponse:
Le principe est similaire à celui de l'encaissement avec remises en banque différées.
Dans le cas d'un abonnement il faudra toutefois bien distinguer le dossier correspondant à l'encaissement de l'abonnement, des dossiers dans lesquels vous saisirez les @prestations qui incrémenteront l'abonnement du client.

Dans ce cas précis, un 1° dossier doit être créé pour encaisser l'abonnement, en répondant NON à la demande d'incrémentation. Ce dossier sera encaissé avec paiement différé donc non soldé.

Lors de la 2° visite, il faut d'abord solder le dossier correspondant à l'encaissement de l'abonnement, puis ouvrir un autre dossier pour incrémenter l'abonnement du client.

Lors des prochaines visites continuer avec la saisie classique des @prestations jusqu'àu terme de l'abonnement.

Question: Quand je compare les analyses Tableau de bord global et Tableau de bord collaborateurs particuliers les chiffres ne correspondent pas.

Réponse:
Si vous faites les sommes des différents chiffres de tous vos collaborateurs, certaines peuvent être différentes des chiffres du Tableau de bord Global.

Le Tableau de Bord Collaborateurs Particuliers (les exécutants) détaille les prestations effectuées par chaque collaborateur. Plusieurs collaborateurs travaillant sur un même dossier, il est normal que la somme des Nbclients soit différente de celle du Tableau de Bord global. Par contre les CA doivent correspondrent.

Question:
Quelle est l'utilité des 2 sous-menus Editions journalières, Editions mensuelles du menu Analyses

Réponse:
Ces sous-menus permettent d'envoyer directement à l'imprimante les états que vous éditez chaque jour et chaque mois. Pour éviter d'avoir à rechercher dans la liste des analyses les états nécessaires, nous pouvons paramètrer le logiciel de façon à ce que plusieurs états soit imprimés automatiquement en utilisant ces sous-menus.

L'autre utilité des ses sous-menus est qu'il est possible de condamner l'accès à toutes les analyses a vos collaborateurs mais de leur laisser la possibilité d'imprimer le Résultats détaillés par règlement journalièrement afin d'effectuer un contrôle des encaissements en fin de journée.

Question:
J'ai oublié de passer un mouvement de caisse la semaine dernière, puis-je le passer aujourd'hui ?

Réponse:
Oui.
Déroulez le calendrier et cliquez sur la date voulue. A la fermeture du calendrier, WinHair platinium affiche la position de la caisse en fin de journée à la date indiquée.
Passez le mouvement et repositionnez le calendrier sur la date en cours.

Réponse:
Tous les mouvements de caisse sont enregistrés avec l'auteur de l'opération. Si vous travaillez seul ou si la caisse n'est accessible qu'à une seule personne, il n'est pas nécessaire d'indiquer le collaborateur.

Si plusieurs personnes utilisent la caisse il est préférable d'identifier le collaborateur pour éventuellement pouvoir retrouver l'auteur d'un mouvement.

Réponse:
Les cartes bleues ne demandent pas d'opération de gestion, nous avons donc décidé de masquer la colonne CARTES sur la grille présentant la position de votre caisse.
Il existe toutefois un paramétrage permettant d'afficher les encaissements carte bleue, et de réaliser des sorties cartes si vous le souhaitez. Seul notre service technique peut modifier ce paramétrage.

Question:
Je me suis trompé en effectuant un mouvement de caisse comment corriger mon erreur.

Réponse:
Dans la liste des mouvements de caisse choisissez Annuler le dernier mvt.
Un message de confirmation apparaît qui précise la nature et le montant du dernier mouvement qu'il est possible d'annuler. Cliquez sur Ok pour valider l'anuulation.

En répétant l'opération d'annulation de mouvement de caisse il est possible de "remonter" chronologiquement les mouvements.

Attention !
Il est impossible d'annuler les remises en banque. Seul notre service technique peut effectuer cette opération par télémaintenance.

Question:
Le choix des services pour un rendez-vous est trop long.

Réponse:
Pour les rendez-vous, vous devez limiter les services affichés au strict nécessaire !
Dans le fenêtre de gestion des services utilisez les options disponibles du cadre Carnet de rendez-vous.

Si la case Affichage est décochée, le service sélectionné n'apparaîtra pas dans la liste des services du carnet de rendez-vous.

Le champ Abréviation vous permet de définir une Abréviation de 3 lettres pour identifier le service attendu par le client.(Par défaut les 3 premières lettres du service)

Le champ Durée représente la durée du service estimée, et en fonction de celle-ci le nombre de cellules occupées par le service. (Par tranches d'un quart d'heure)

Pour que les changements effectués soient pris en compte dans la liste des services du carnet de rendez-vous, il est nécessaire de fermer puis de réouvrir le carnet de rendez-vous.

De nombreux utilisateurs de WinHair préfèrent laisser toutes les durées à 0 de manière à obtenir un affichage ressemblant à celui d'un carnet de rendez-vous papier.(Un client = une cellule)

Question:
Quelle est l'utilité du bouton Supprimer étape ?

Réponse:
Une étape correspond à une cellule.
Si un service occupe plusieurs cellules (car sa durée est supérieure à 15mn) vous pouvez libérer une cellule en la sélectionnant puis en cliquant sur le bouton supprimer.

Question:
Une fois le dossier du client encaissé, le rendez-vous ne s'efface pas du carnet de rendez-vous ?

Réponse:
3 causes possibles.
- Dans la fenêtre Paramètres, onglet Divers, la case Suppression Rendez-vous à l'encaissement n'est pas cochée.
- Dans le carnet de rendez-vous, vous avez saisi directement le nom du client au clavier au lieu de le choisir dans la liste des clients.
- Vous encaissez le dossier à une date différente du rendez-vous pris.

Vous pouvez "Reporter" un client vers un autre collaborateur sans avoir à recliquer sur son nom dans la liste des clients. Tant que vous n'enregistrez pas le rendez-vous, le client choisi pour la 1° étape reste en mémoire.

Réponse:
Positionnez vous sur une cellule libre pour un rendez-vous, tapez son nom (pas son prénom) dans la zone de recherche puis appuyez sur la touche entrée. Repondez Ok au message de confirmation dui apparaît.
Remarque: Le simple fait de cliquer dans la liste des services, ou dans la grille provoque le même effet...)

Dans la cas spécial des clients homonymes:
Tapez le nom (seulement le nom) du client dans la zone de recherche, le prénom du client existant est alors surligné, appuyez sur la touche Supp du clavier puis sur la touche Entrée, répondez Ok au message de confirmation.

Ce mode opératoire s'applique exactement lors d'un encaissement dans la fenetre Nouveau dossier.

Rappel:
Ce mode de création est rapide mais incomplet, vous pourrez compléter la fiche de renseignements du client plus tard.

Question:
L'historique client indique que j'ai vendu des produits techniques il y a quelques mois et c'est impossible !

Réponse:
Vous avez récemment renommé un produit vente (et déjà vendu) en un nouveau produit technique.

Conséquences :
Aucune conséquence sur le chiffre d'affaires, ni sur sa ventilation entre collaborateurs.
Les historiques (stocks, ventes, etc...) sont par contre tous erronés.

Question:
Je voudrais attribuer un mot de passe à un collaborateur et l'on me demande l'ancien mot de passe.

Réponse:
Si le collaborateur n'avait pas de mot de passe, laissez le champ en blanc puis cliquez sur OK dans le fenêtre ci-dessous.

Si le collaborateur avait un mot de passe mais oublié, seule une intervention en télémaintenance de notre part permettra d'effacer l'ancien mot de passe.

Question:
Un de mes collaborateurs nous a quitté, et je n'arrive pas à le supprimer !

Réponse:
Vous ne pouvez pas supprimer un collaborateur ayant réalisé des ventes, effectué des services, des encaissements, des fiches techniques etc ...
La seule solution est de le désactiver en décochant la case Actif puis Enregistrer.

Note :
Ce principe s'applique dans toutes les fenêtres de gestion.

Question:
Nous avons effectué un même service sur 2 clientes qui seront facturés sur le même dossier, mais impossible de saisir la quantité "2" dans la cellule correspondante.

Réponse:
Il faut ajouter une autre fiche au dossier en cliquant sur l'icône Dame ou Homme dans la zone située sous le bouton Encaisser. Dans la nouvelle fiche, saisir la 2° prestation.
(à partir de la version 5.18.1 il est possible de saisir un quantité >1 dans la cellule)

Question:
Je souhaite offrir un service habituellement payant à un client ?

Réponse:
Dans la grille de saisie des prestations cliquer sur la ligne du service, puis cliquer sur le prix habituel du service. Quand le curseur est visible devant le prix, appuyer sur la touche Suppr du clavier pour effacer le prix existant et indiquer 0 à la place. Indiquer le collaborateur ayant effectué le service. Vous pouvez encaisser.

Note :
Sur le ticket de caisse du client, le prix habituel du service sera indiqué et une remise corespondante sera déduite.

Question:
Il m'arrive d'offrir des produits aux clients, mais si son prix de vente est 0, il est considéré comme produit technique et n'apparaît pas dans la grille de saisie des prestations.

Réponse:
Pour "contourner" cette règle, modifiez le prix de vente du produit (dans la fenêtre de gestion des produits) en indiquant 0.0001 € et enregistrez. Le produit sera disponible à la vente dans la grille de saisie après réouverture.

Réponse:
Il faut redéfinir la largeur des colonnes.
Déplacez lentement le curseur de la souris sur l'intersection entre 2 entêtes de colonnes jusqu'à ce que le pointeur prenne cette forme .
Appuyez alors sur le bouton gauche de la souris, faites glisser pour retrécir la colonne et lâchez la souris. Idem pour les autres colonnes.
Quand le résultat est correct, cliquez sur le bouton Quitter pour fermer la grille de saisie des prestations. (En quittant, WinHair mémorise les largeurs et les restaurera lors de la prochaine ouverture).

Evitez cette manipulation si le pointeur prend cette forme !

Question:
Un de mes produits actif avec un prix de vente > 0 €, n'apparaît pas dans la grille de saisie des prestations.

Réponse:
Les 2 conditions pour qu'un produit apparaîsse dans la grille de saisie des prestations sont réunies. Essayez de saisir à nouveau son prix de vente puis enregistrez.
Si la fenêtre détail prestations est ouverte, fermez-la puis reouvrez-la. Le produit doit maintenant être visible dans une fiche de type vente.

Question:
J'ai composé un forfait avec des services existants mais je n'arrive pas à modifier le prix de vente..

Réponse:
Le prix de vente affiché est égal à la somme des prix corrigés des services composant le forfait.
Pour modifier le prix de vente, il faut doncmodifier les prix des services composant le forfait dans la grille "Services composant le forfait". Cliquez dans la cellule "prix" d'un service, indiquez un nouveau prix puis enregistrez. Ajustez vox prix afin d'obtenir le prix de vente souhaité.

Note : Les services effectués par vos collaborateurs dans le cadre d'un forfait seront comptabilisés dans leur CA avec le prix indiqué et non avec le prix du service individuel.

Comment obtenir une liste des impayés ?

Réponse:
Vous pouvez afficher les dossiers non soldés à partir de la liste des dossiers.
Sélectionnez une plage de date suffisamment large, puis cliquez sur l'entête de colonne solde. (La couleur mauve indique la colonne utilisée pour le tri de la liste), cliquez une seconde fois sur l'entète de colonne si nécessaire.

Dans l'exemple ci-dessous, seuls les clients AUVERGNE et MARTIN ont des dossiers non soldés. Le solde est > 0 et la case "Encaissé" est cochée.

Le client MARTIN a un solde de 63€, le client AUVERGNE a réglé 50 € sur les 85€ dûs.

Le dossier BACH correspond à un dossier dont l'encaissement a été annulé.

Question:
J'essaye de réouvrir un dossier pour corriger une erreur de saisie, mais un message indique qu'une remise en banque a été effectuée et que l'ouverture du dossier est impossible.

Réponse:
Lorsque vous effectuez une remise en banque de chèques ou d'espèces, le logiciel "clôture" la caisse et les dossiers précédemment encaissés ne sont plus modifiables.
Seul notre service technique peut annuler la dernière remise en banque si vous le souhaitez.

Question:
Je viens de créer un carte de fidèlité pour un client, mais aucune visite n'y est comptabilisée.

Réponse:
Attention à la différence de WinHair Millenium, avec WinHair Platinium il est impératif de créer la carte de fidélité avant de procéder à l'encaissement.

Question:
Que signifie P.A.M.P ?

Réponse:
Prix d'Achat Moyen Pondéré.
Le PAMP sert a déterminer la valeur en sock d'un produit et donc du stock intégral.
(Valeur en stock d'un produit= Quantité en stock X PAMP)

Les prix d'achat des produits changent et pour calculer la valeur en stock d'un produit, WinHair calcule son prix d'achat moyen en fonction de plusieurs paramètres.
Ceci implique que l'utilisateur indique obligatoirement le prix d'achat du produit lors de chaque entrée en stock !
Si le prix d'achat indiqué est égal à 0 €, la valeur du stock est fausse.

Question:
J'ai saisi une entrée de stock sans saisir de prix d'achat comment corriger cette erreur ?

Réponse:
Si les prix d'achat d'un produit en stock sont multiples, la valeur du PAMP n'est pas rattrapable ! (WinHair affiche un message d'information indiquant le risque encouru...).

La première solution est d'effectuer une sortie de stock égale à la quantité en stock, puis de saisir une nouvelle entrée de stock avec le dernier prix d'achat.

La deuxieme solution est de modifier directement le PAMP du produit dans la grille des produits.

La valeur en stock du produit sera dans tous les cas égale à : Quantité en stock X PAMP

Question:
Quelle est l'utilité du collaborateur responsable.

Réponse:
Le collaborateur responsable choisi aura à son actif le dossier complet du client. (Le collaborateur particulier (ou exécutant) aura lui les services ou les ventes indiqués dans la grille de vente)

L 'analyse Tableau de bord Collaborateur Responsable permet d'avoir une ventilation du C.A sur les collaborateurs responsables.

L' analyse 'Fidélisation par collaborateur" permet d'étudier la fidélisation de la clientèle par collaborateur.

Le collaborateur responsable peut aussi ête interprété comme "coiffeur préféré" du client.

A noter également que le collaborateur choisi au moment de l'encaissement va se substituer au collaborateur responsable choisi à l'ouverture du dossier.

Question:
Que signifie le message ?

Réponse:
Ce message s'affiche lorsque la date en cours est postérieure à la date du dernier pointage + 1 jour. Il est donc normal qu'il s'affiche après un Week-end. Il sert surtout à signaler (à un utilisateur qui tenterai d'effectuer un pré-pointage en changeant la date système) que le logiciel a bien noté cette tentative anormale...

Question:
Un collaborateur a oublié de pointer comment faire ?

Réponse:
Il faut effectuer un "retro-pointage" en sélectionnant une date antérieure dans le calendrier de la fenêtre pointage (date postérieure interdite), et en rectifiant l'heure manuellement. Les mots de passe Collaborateurs et Niveau 1 sont nécessaires pour effectuer cette opération.

Question:
Que signifie le message suivant ?

Réponse:
Ce message apparaît lorsque vous quittez la fenêtre client en utilisant le bouton Quitter, alors que la grille de saisie des prestations est déjà ouverte sur un dossier.
En cliquant sur le bouton Oui, le dossier en cours sera transféré sur FANDINOU AUDRAY.
En cliquant sur le bouton Non, le dossier en cours ne subira aucune modification.
Vous pouvez utiliser cette propriété pour corriger un encaissement effectué sur un "mauvais client"
(cas fréquent avec les clients homonymes...)
Si vous quittez la fenêtre client par la "croix" ce message ne s'affichera pas.

Pour revenir en un seul clic à la date du jour dans les calendriers, cliquez sur le rond rouge en bas à gauch

e d'Aujourd'hui.

Pour changer rapidement de mois, cliquez sur le nom du mois (ici Août) et dans la liste qui se déroule, choisissez le mois.
Pour changer d'année cliquez sur l'année et utilisez les flèches.

Dans la fenêtre Nouveau Dossier Client vous pouvez directement faire un double-clic sur le client pour ouvrir un nouveau dossier.(Evite de cliquer en bas sur le bouton OK...)

Pour éviter l'affichage répété du message ci-dessus si vous ne mettez pas systématiquement à jour les fiches techniques :
Cliquez sur le menu Divers puis Paramètres, Onglets Divers, décochez la case Proposition MAJ Fiche technique, enregistrez puis quittez.

Quand vous êtes dans la grille de saisie des ventes, vous pouvez ouvrir directement la fenêtre de gestion produits ou de services en double-cliquant sur le libellé du produit ou du service. L'ouverture de la fenêtre et le pointage sur le libellé sélectionné se fait automatiquement.

Pour éviter de recopier les formules dans une fiche technique d'un client :
dans l'ancienne fiche technique sélectionnez le texte en le mettent en surbrillance à l'aide de la souris, appuyez sur les touches ctrl + c, cliquez sur le bouton Nouvelle Fiche, appuyez sur les touches Ctrl + V, la formule est dupliquée dans la nouvelle fiche technique. Cliquez sur enregistrer fiche.